נוהל הוצאת הזמנות למפעל נקבע על ידי ההוראות לעבודה במשרד. יחד עם זאת, החשבונאות והאחסון של מסמכים אלה נשמרים בספר רישום הזמנות מיוחד, אשר חייב להיות נוכח בכל ארגון.
הוראות
שלב 1
צור פנקס הזמנות. במפעלים גדולים זה נעשה על ידי פקיד נפרד; חברות קטנות ממנות אדם אחראי למטרות אלה. אתה יכול להשתמש הן בצורה המאושרת של ספר ההרשמה והן בפיתוח עצמאי.
שלב 2
צור את הכריכה של ספר יומן ההזמנות. זה צריך להיות עשוי מחומר צפוף כדי שדפי ההזמנה לא יתקמטו במהלך האחסון. יש לציין כי יש לשמור על מסמכים אלה בחמש שנים לפחות.
שלב 3
כתוב על הכריכה את שם העסק, כותרת הספר והתקופה. בהתאם לתדירות הוצאת ההזמנות בארגון, ניתן לחשב את יומן הרישום לחודש, רבעון או שנה. הצד האחורי של הכריכה מכיל מידע על האחראי על אחזקת המסמך ואחסונו.
שלב 4
בחר אחת מהדרכים לאחסון הזמנות בספר הרישום. ניתן להדביק אותם בספר או להכניסם עם קלסר. האפשרות השנייה עדיפה במקרה שתצטרך לקבל אחת מההזמנות ולבצע העתק ממנה. יש לסדר את כל ההזמנות בסדר כרונולוגי. יש עסקים שמשאירים מספרי גיבוי שעשויים להיות נחוצים לצורך עיבוד הזמנות למפרע. עם זאת, שיטה זו אינה חוקית, לכן אין להשתמש בה לרעה.
שלב 5
פתח טופס משותף להזמנות ארגוניות. ככלל מדובר בנייר מכתבים שבחלקו העליון יש פרטים מוכנים מראש של המיזם: שם, כתובת ומידע רישום.
שלב 6
הוציאו את ההזמנה. הזן את המספר ותאריך ההידור שלו. לאחר מכן, בוא עם כותרת שאמורה לענות בקצרה על השאלה "על מה?" הטקסט העיקרי מורכב מהצהרה על בסיס הצו והחלק הניהולי. בסוף, חתימת הראש או גורם מוסמך אחר מונחת.
שלב 7
לאחר מכן, ההזמנה נערכה בספר רישום ההזמנות. אם המסמך משפיע על עובדי המיזם, למשל, הוקמה עמלה, אז על אנשים אלה לשים לב שהם קראו את ההזמנה ולשים את חתימתם.
