המעסיק יכול להכיר את לוח החופשות של עובדיו בכמה דרכים. לרוב, שירותי כוח אדם מוציאים דף היכרות מיוחד או ממלאים את העמודה האחרונה במסמך עצמו.
אחת האחריות של כל מעסיק היא היכרות בזמן של עובדים עם מעשים מקומיים המונפקים בחברה וקשורים ישירות לפעילותם. אי מילוי חובה זו עלול להוביל לאחריות מנהלית, וכן ליצור בעיות נוספות ביחסים עם העובדים. לכן מנהלים ושירותי כוח אדם של מפעלים מכירים עובדים עם מסמכים כאלה כנגד חתימה, המעוגנת גם בחקיקת העבודה. אחת הפעולות המקומיות מהסוג המיועד היא לוח הזמנים של חופשת העובדים, שניתן להשתמש בה בשתי שיטות: עריכת דף היכרות נפרד או איסוף חתימות עובדים ישירות על לוח הזמנים עצמו.
עריכת דף היכרות עובדים
יצירת מסמך נפרד הנקרא דף היכרות היא דרך אוניברסלית להעביר מידע אודות לוח הזמנים לחופשות לעובדים. סוג זה של התראות משמש את מרבית הארגונים, והמשימה העיקרית של דף ההיכרות היא להשיג אישור בכתב מהעובדים כי קראו את המסמך. לכן ניתן לערוך מסמך זה בכל צורה שהיא, אך עליו לציין את פרטי לוח הזמנים לחופשה לשנה הקלנדרית המקבילה, כמו גם את שמות העובדים, ולאסוף את חתימותיהם האישיות. שמות משפחה וחתימות ממוקמים בדרך כלל בצורה של טבלה, מה שמפשט את ארגון ההליך להכרת מעשים מקומיים.
איסוף חתימות של עובדים בלוח הזמנים לחופשה
חלק ממחלקות משאבי אנוש מעדיפות לאסוף חתימות של עובדים על היכרות עם לוח הזמנים לחופשה ישירות במסמך זה. צורת לוח החופשות מאוחדת, אולם לצורך הודעה לעובד משתמשים לעיתים קרובות בעמודה האחרונה שלא נדרשה ממסמך זה, המכונה "הערה". מכיוון שכל הנתונים של כל עובד בלוח הזמנים, כמו גם תאריכי ההתחלה והסיום של חופשתו בשנה הקלנדרית הבאה במעשה מקומי זה כבר חולקו לשורות נפרדות, החתימה האישית בעמודה האחרונה של המקביל קו מאשר באופן אוטומטי את העובדה שהעובד מכיר את המסמך. שיטה זו של העברת מידע אינה אסורה בשום מקום, אך משתמשים בה לעתים רחוקות יחסית.
