ככלל, קיומם של יחסי עבודה מאושר על ידי חוזה עבודה פורמלי ורישום מקביל בספר העבודה, ומועד תחילת העבודה עולה בקנה אחד עם מועד חתימת הסכם העבודה. אך מצבים עשויים להיווצר כאשר עובד צריך להתחיל לעבוד במקום מרוחק ממחלקת הניהול והכוח של הארגון ורישום הגיוס נדחה לזמן מה.
קוד העבודה של הפדרציה הרוסית מעגן את המושג "קבלה בפועל לעבודה". המשמעות היא שגם אם אין חוזה עבודה בכתב, אך העובד בכל זאת החל לעבוד מטעם המעסיק, נחשב שיחסי העבודה נוצרו.
יחד עם זאת, החוק אינו קובע את הליך המסדמן את קבלתו בפועל של עובד לעבודה. למעשה, ניתן לאשר את הקבלה בפועל באמצעות תזכיר או דוח של המפקח המיידי של העובד (למשל מנהל עבודה) או ראש מחלקת כוח אדם, שנערך על שם מנהל המיזם.
בנוסף, ניתן להוציא צו בכל צורה שהיא על הקבלה בפועל. בהזמנה זו יש לציין: התאריך ממנו מותר לעובד לעבוד, הסיבה לכך שיש צורך ללכת לעבודה. על העובד להכיר צו כזה כנגד חתימה.
לאחר קבלת החלטה על קבלתו בפועל של עובד לעבודה ללא עריכת חוזה עבודה בכתב, על המעסיק לוודא כי העובד עבר בדיקה רפואית במקרים הקבועים בחוק, הציג את כל המסמכים הדרושים, והיה לו עבר תדרוך היכרות בנושא הגנת העבודה.
עובד יכול לעבוד בלי לחתום על חוזה עבודה בכתב רק שלושה ימים מרגע הקבלה לעבודה בפועל, שלאחריו יש לערוך הסכם. יחד עם זאת, החוזה עצמו מתוארך מיום חתימתו, כאן מצוין בו תאריך תחילת העבודה בהתאם למועד תאריך היציאה לעבודה בפועל.
אי ביצוע חוזה עבודה בכתב לאחר שלושה ימים מהווה הפרה של חקיקת העבודה, בגינה נקבעת אחריות לפי סעיף. 5.27 לקוד המינהלי של הפדרציה הרוסית.
