קבלת טובין נערכת על ידי שטר משלוח או שטר מטען, אשר נערך בצורה מאוחדת. על המסמך שצוין לכלול פרטים חובה, מכיוון שהוא מאשר את מילוי ההתחייבויות מצד הספק והקונה.
הסכם האספקה נחתם לרוב לאורך זמן, בתהליך ביצועו, מערכת היחסים בין הספק לקונה נרקמת על ידי מסמכים אחרים המאשרים את מסירתם וקבלת הסחורה בפועל בכמות ובטווח שהוזמן. מסמך כזה הוא תעודת מטען או תעודת מטען, אשר נערכים בצורה מאוחדת, חתומה על ידי נציגי הספק והקונה מורשים. יחד עם זאת, מסמך זה אינו רק אישור למילוי התחייבויות על פי חוזה משפט אזרחי, אלא משמש גם כמסמך עיקרי המשמש לצורכי מס וחשבונאות.
אילו פרטים יש לציין בתעודת המשלוח?
על שטר המטען להכיל את המספר, תאריך ההכנה, השם המלא ופרטים המאפשרים לזהות את הספק, הקונה. בנוסף, בתעודת המשלוח מצוין שם הסחורה, אם ניתן, ניתן תיאור קצר. כמו כן, נרשמת כמות הסחורות הכוללת שנמסרה במסגרת מסמך זה, המחיר ליחידה והעלות הכוללת, בהתחשב במס ערך מוסף (עבור משלמי המס שצוין). שטר המטען הוא מסמך דו צדדי שנחתם על ידי הספק והקונה, מאושר על ידי החותמות העגולות שלהם. בהתאם לתנאי הסכם האספקה שנחתם, ניתן לסמן ישירות במסמך זה פערים בכמות, בטווח הסחורות שסופקו והוכרזו בחשבונית עם הבטחה לכל תיקון על ידי הצדדים או שיירשמו במעשה נפרד.
כיצד נערך שטר מטען?
את שטר המטען במספר העותקים הדרוש מועבר על ידי נציג הספק יחד עם הסחורה. קבלת הסחורה מצד הקונה מתבצעת על ידי נציגו המוסמך, אשר עליו להיות בעל ייפוי כוח תקף ומסמך זהות. לאחר משלוח הסחורה, נציג הקונה מבצע בדיקה חזותית, מחשב את הכמות ומעריך את תקינות החבילה. הבדיקה מתבצעת במקביל להשוואה בין הכמות בפועל, מבחר, איכות הסחורה לבין המידע שצוין בחשבונית. בהעדר טענות ותיקונים, נציג הקונה חותם על כל עותקי החשבונית, ומאשר אותם עם חותמת הארגון. נציג הספק לוקח עותק משלו של מסמך זה, במידת הצורך, מצרף אליו את ייפוי הכוח של נציג הקונה.
