ארגון כנס מצריך הכנה מדוקדקת. על ידי חלוקת תהליך זה לשלבים, תוכלו למזער את עלויות העבודה ברמה גבוהה של האירוע.
נחוץ
מחשב עם גישה לאינטרנט ותוכניות עזרה לעיר, טלפון
הוראות
שלב 1
החליטו על נושא הכנס, מספר המשתתפים הפוטנציאליים, העיתוי והמרצים. מו מ עם מרצים לקבלת הסכמה לדבר.
שלב 2
בהתבסס על הנושא ומספר המשתתפים המתוכנן, יש צורך לבחור אפשרויות למקומות הכנס. אלה יכולים להיות בתי תרבות, אולמות כנסים של מלונות, מסעדות, מרכזי בילוי ועוד. הבחירה מתבצעת באמצעות חיפוש באינטרנט ובספריות עירוניות שונות, על סמך הנתונים שהתקבלו, נוצר טבלה של מקומות פוטנציאליים, המציינת את השם, הכתובת, מספר הטלפון, מספר המקומות, העלות והזמינות של ציוד הכרחי (למשל מקרן, מסך, מיקרופון).
שלב 3
התקשרו למאגר המקומות הפוטנציאלי שנוצר והבהירו, במידת האפשר, בימים הרצויים, את עלות השכירות, זמינותם של שירותים נוספים (למשל, ארגון שולחן מזנון). כתוצאה מכך, בחר מקום ותאריך.
שלב 4
פיתחו סגנון ארגוני לכנס (סמל, סלוגן, צבעים וכו ') והחליטו על המוצרים הנדרשים (מחברות ממותגות, עטים, הזמנות, חולצות טריקו ועוד). הזמינו מוצרים לאירוע בחברות מזכרות. גיבשו גם את התוכנית המתוכננת.
שלב 5
שלחו הזמנות למשתתפים פוטנציאליים על נייר מכתבים בדואר אלקטרוני או באמצעות פיתרון לא סטנדרטי באמצעות שליח / דואר (למשל, לכנס בנושא פרחים בצורת פרח מבד על גבי קרטון מעוצב).
שלב 6
רישום המשתתפים, פרטי התוכנית, סיוע בהעברה ובחירת מקומות לינה (במידת הצורך). עבודה עם קבלני משנה לארגון שולחן מזנון, צילום ועוד.
שלב 7
ערב האירוע יש לבדוק את מוכנות האולם - ציוד, מזכרות, ארגון שולחן מזנון ועוד.
שלב 8
במהלך האירוע יש צורך לתאם את עבודת קבלני המשנה: יזמים, שירותי קייטרינג, צלמים ועוד.
שלב 9
לאחר הכנס, שלחו דואר אלקטרוני על הכרת תודה על נייר מכתבים על ההשתתפות באירוע, תוכלו לבקש משוב.
