על מנת שהעבודה תהיה אפקטיבית, פרודוקטיבית ותביא סיפוק גם לעובדים וגם למנהליהם, לא מספיק שתהיה מקצועיות מסוימת - חשוב מאוד גם להיות מסוגלים לתכנן יום עבודה, שכן הארגון הנכון זמן עבודה יכול לעזור לכל עובד להשיג תוצאות גבוהות בעבודה ללא צריכת אנרגיה מוגזמת.
הוראות
שלב 1
עשו את עבודתכם לא בכאוטיות, אלא באופן מאורגן. צרו גושי עבודה והפיצו את המשימות שהגדרתם לעצמכם ליום העבודה הבא. הפץ משימות על פי אופיים, מורכבותם ופרמטרים אחרים.
שלב 2
בזמן שאתה עובד, אל תפריע לך או תסיח את דעתך. אם לא תוסח דעתך בזוטות, תשלים משימה זו או אחרת הרבה יותר מהר וטוב יותר, אז למד לא לקחת הפסקות קצרות, שלאחריהן תצטרך להיכנס מחדש לאווירת העבודה, שלוקחת זמן.
שלב 3
שלב את ביצוע המשימות בעלות אופי דומה לבלוק כללי אחד והגדר לעצמך את המשימה להשלים את החסימה כולה, ורק לאחר מכן קח הפסקה קצרה.
שלב 4
על מנת להשלים את חסימת המשימות החשובות והאחריות ביותר, קבעו מראש שעות שאינן משרדיות אם אתם מתקשרים עם אנשים בעבודה. קבע תקופה מסוימת של יום העבודה בו אף אחד לא צריך להסיח את דעתך ואף אחד לא צריך לדבר איתך. במהלך תקופה זו, דלתות המשרד שלך צריכות להיות סגורות ותוכל לבצע עבודה חשובה בשקט ובבדידות על ידי כיבוי הטלפון והאינטרנט.
שלב 5
במקרה בו יש צורך במשא ומתן בעבודה, תכנן את כללי המשא ומתן כך שיהיו אפקטיביים ככל האפשר עם צריכת אנרגיה מינימלית. כל ההיבטים שיש לדון בהם צריכים להתאים תוך שעה זמן - לוחות זמנים צפופים יעזרו לך להימנע משיחות ארוכות על שום דבר.
שלב 6
תן עדיפות לעבודה שלך ככל שתסיים אותה. קבע מה צריך לעשות בהקדם ואילו משימות יכולות לחכות. אי אפשר לעשות את כל הדברים שמונחים לפניך בבת אחת, אז למד להפיץ אותם על פי חשיבותם ודחיפותם. אם תצליח להשלים את המשימות החשובות ביותר במהלך יום העבודה, ולהשאיר אחרים לאחר מכן, לא תחווה את הלחץ שהיום היה מבוזבז והעבודה הדחופה נותרה מבוטלת.
שלב 7
השאר סוגים מסוימים של עבודה לעובדים שלך ולאנשים אחרים, אם אפשר. השתמש בהאצלת סמכות לטובתך ופרודוקטיביות העבודה שלך.
שלב 8
אם לפניכם משימה מסורתית מדי שאינה ניתנת להשלמה במכה אחת, חלקו אותה לשלבים ועבדו ברצף. קבעו לעצמכם את המועדים לסיום העבודה, מכיוון שרק אתם יכולים לדעת איזו מסגרת זמן תהיה אופטימלית עבורכם.
שלב 9
בצע את משימות העבודה החשובות ביותר שלך מוקדם בבוקר, כך שתרגיש מצליח ובטוח כבר מהדקות הראשונות של היום שלך. בנוסף, חשוב לדעת באילו שעות ביום אתה חווה עלייה בביצועים, ובאיזה שעות אתה יורד. ארגן את יום העבודה שלך על פי מחזורים אלה, ובמהלך ההידרדרות בכוח העבודה, אל תעסוק במשימות רציניות ומורכבות מדי.
