תזמון וארגון שעות העבודה הם מרכיב חשוב בעבודה יעילה בכל תפקיד. במקרה של התפקיד הניהולי, חשיבות התכנון המקדים עולה עוד יותר, לכן יש צורך לגשת בזהירות רבה לנושא זה.
הוראות
שלב 1
המנהל יכול לתכנן את זמנו בעצמו או להאציל פונקציה זו באופן מלא או חלקי למזכיר העוזר. בכל מקרה, אי אפשר להסתדר ללא אינטראקציה עם המזכירה, מכיוון שהוא זה שמכין ומארגן פגישות, חומרים לפגישות ומקבל שיחות נכנסות. יתר על כן, המזכירה בדרך כלל שומרת בראשו את כל תוכניות המנהל המוכרות לו ומנסה להפיץ אותן על פי שעות העבודה, לכן חשוב מאוד להודיע מייד למזכיר על שינויים בתוכניותיו.
שלב 2
אבל אתה לא צריך להסתמך אך ורק על המזכירה, חשוב ללמוד כיצד להקצות את זמנך באופן שיהיה לך זמן לעשות את כל מה שמתוכנן. דרך טובה לעשות זאת היא לנתח כל שעה שחלפה ולגלות בדיוק מה נעשה וכמה זמן לקח. כמו כן, יש צורך להדגיש בעצמך את המשימות הגלובליות העיקריות כמנהיג, ולהקדיש את מרבית זמן העבודה שלך לפתרונן. בכל מקרה, יש לפתור את המשימות החשובות ביותר מלכתחילה, שכן ידוע כי 80% מהמשימות הנוכחיות נפתרות ב -20% הראשונים של יום העבודה, ובשאר הזמן מוציאים 20% בלבד של העבודה.
שלב 3
אל תתנו לאירועים אקראיים לחצות את לוח הזמנים שלכם. עדיף להקדיש להם זמן מראש בתוכניות, זה יאפשר לך סיכוי גבוה יותר להספיק את המשימות העיקריות. בעת תכנון פגישות, אירועים, פגישות, כנסים, המשך מהזמן האמיתי שיידרש, תוך התחשבות בהכנה, היכרות מוקדמת עם החומרים, דיונים ושאלות ספונטניות. נסו להפיץ אירועים כאלה בזמן כדי שתחילת הפגישה הבאה לא תנוח כנגד סיומה של הקודמת, מכיוון שבמקרה זה לעיתים קרובות תאלצו לאחר או לקמט את הגמר.
שלב 4
תפקידיו של המזכיר כוללים לרוב תכנון מקדים ליום ולשבוע, תוך התחשבות בשיחות, בהצעות ובהזמנות שהתקבלו. מומלץ בסוף יום העבודה לדון עם המזכירה ברעיון שלו לגבי לוח הזמנים שלך, ולבצע בו התאמות. עדיף לעשות זאת בשעות אחר הצהריים, כך שלמזכירה תהיה אפשרות לבצע שינויים, להתקשר עם הצעה לדחות אירוע זה או אחר. קשר מתמיד עם המזכירה אמור להפוך להרגל, כי לוח הזמנים שלו תלוי באופן ישיר שלך, ואירועים רבים דורשים הכנה מקדימה מצדו.
שלב 5
ניתוח ימי העבודה האחרונים במונחים של חלוקת זמנך ביעילות. אולי תראה פתרונות שיאפשרו לך לעשות יותר, למשל, לקיים מספר פגישות באותו אזור או לשלב אירועים מסוימים. רשמו ביומן שלכם הערות על אירועים קודמים ומתוכננים.
