התיעוד החשבונאי העיקרי של הארגון מכיל מידע על כל העסקאות העסקיות, תנועת הכסף, חישוב ותשלום השכר ותשלום מיסים. על סמך מסמכים אלה נשמרות תיעוד, לפיכך אובדן של מסמך אחד אפילו מעוות את הדוחות הכספיים ומהווה הפרה משפטית. על פי ארט. 17 לחוק "חשבונאות", על ארגונים להבטיח באופן עצמאי את שלומם של מסמכים חשבונאיים.
הוראות
שלב 1
החוק מגדיר את תקופת האחסון של מסמכים חשבונאיים ראשוניים לאחר 5 שנים, ואילו קוד המס של הפדרציה הרוסית מגביל את תקופת האחסון לארבע שנים. על מנת להימנע מעונשים הקבועים בקוד העבירות המינהליות (סעיף 15.11), עליך עדיין להקפיד על התקופות הארוכות יותר הקבועות בחוק. בנוסף, קיימת רשימה שאושרה על פי צו רוזרכיב מיום 6 באוקטובר 2000. לפיה יש לקבוע את תקופת האחסון בהתאם לסוג כל מסמך ספציפי.
שלב 2
קבע בהזמנה את תקופות האחסון לתיעוד חשבונאי ראשי, תוך התחשבות בהוראות החוק והתקנות שנקבעו ברשימה. בהזמנה, קבע מאיזה רגע יש לחשב את תקופת האחסון. באופן כללי, תחילת תקופת האחסון למסמכים היא 1 בינואר בשנה שלאחר השנה בה הושלם המסמך בעבודה משרדית. עבור פנקס הרכישות וספר המכירות, קבעו את תחילת תקופת האחסון מיום הכניסה האחרונה (סעיפים 15 ו- 27 לתקנון, שאושרו בצו ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 2 בדצמבר 2000 מס. 914).
שלב 3
הקצה חדר נפרד למסמכים חשבונאיים, שעליו להיות מצויד בארונות חסינים באש וכספות מיוחדות. כספות מיועדות לאחסון צורות של דיווח קפדני, בנוסף, הן יכולות לאחסן את הניירות והמסמכים שכותרתם "סוד מסחרי". לקבוע בצו את נוהל הגישה לכספות אלה, אנשים אחראיים המוסמכים על ידי רואה החשבון הראשי, וכן את נוהל הנפקת התיעוד העיקרי מהאחסון.
שלב 4
במקרה שהארגון מספיק גדול ויש הרבה מסמכים, ארגן ארכיון מיוחד. יש להשתמש בו להעברת ניירות המיועדים לאחסון קבוע (נצחי) וארוך טווח (מעל 10 שנים). אחסן את כל מסמכי החשבונאות האחרים עם תקופת אחסון של עד 10 שנים בחדר מיוחד עד להשמדתם.
