פעילותם של ארגונים רבים קשורה לכריתת חוזים לאספקת סחורות, רכישת חומרי גלם ורכיבים. כל חברה מסכמת חוזים עם העובדים. כדי להקל על השימוש בתיעוד, נרחב השימוש בשמירה על מגוון רחב של כתבי עת חשבונאיים. ביומן כזה, נוח לרשום, למשל, את הכרונולוגיה של העברת מסמכים בודדים ואת פרטי החוזים.
נחוץ
- - יומן חשבונאות על חוזים;
- - חוזים.
הוראות
שלב 1
פתח טופס לניהול תיעוד של חוזים. זה אמור לשקף את המפרט של הארגון ולהיות קל לשימוש. בארגון גדול תוכלו לאשר טופס כזה של כתב העת בהזמנה מיוחדת, ולהשלים אותו עם המלצות למילוי התיעוד.
שלב 2
עצב את שער השער של המגזין. הזן כאן את שם המסמך. שיקף את שם החברה ואת כל הפרטים הנדרשים. הזן את תאריך ההתחלה לרישום. בחברה גדולה מומלץ לנהל יומן חוזים נפרד לכל יחידה מבנית. מספר את דפי המגזין, הידוק אותו במידת הצורך והדבק את חותם הארגון.
שלב 3
חלק את דפי העבודה של כתב העת למספר טורים, שמספרם ייקבע על פי צרכיך ומפרט החוזים. ספק עמודות למספר הסידורי של המסמך, תאריך ההתקשרות ותום תוקפו. טור נפרד יכלול אינדיקציה קצרה על נושא החוזה. כלול בכתב העת גם את האחראים למילוי ההתחייבויות החוזיות.
שלב 4
אם אתה חושב שהטופס האלקטרוני של כתב העת יהיה נוח יותר, פתח מוצר תוכנה משלך להקלטת חוזים או הזמין עבודה זו מארגון מיוחד. במקרים מסוימים תוכל להשתמש בתוכנית הגיליונות האלקטרוניים של Microsoft למטרה זו.
שלב 5
קבע פקיד שיהיה אחראי על ניהול היומן. בדרך כלל, אדם זה הוא עובד במחלקת כוח האדם של הארגון או עובד במחלקה המשפטית.
שלב 6
הפוך לכלל לנהל תיעוד של חוזים באופן שיטתי, תוך שיקוף התיעוד בו באופן רציף, ולא ממקרה למקרה. זה יאפשר להנהלת הארגון לקבל תמונה מלאה על התהליכים המתרחשים בחברה וייתן הזדמנות לנווט במהירות בזרימת התיעוד הצפופה.
