התכונות של בניית דיאלוג עסקי בונה תלויות במצב בו הוא מתקיים ובמטרות שהוגדרו עבורכם. בכל מקרה, עליכם לחשוב מראש על השאלות והתשובות בפני בן השיח, וביתר שאת על המבקר.
הוראות
שלב 1
כיום נדיר מאוד שמבקרים הם בלתי צפויים. לרוב, הם מודיעים מראש על ביקורם או אפילו מקבלים לוח זמנים של הגעה - שבועית או חודשית. לדעת את היום בו יגיע הצ'ק, הכינו מראש את כל הניירות הנחוצים והכניסו אותם לתיק נפרד.
שלב 2
דפדף בין המסמכים שהוכנו. שימו לב למקומות מפוקפקים בהם. הם יכולים גם להעלות שאלות מצד רואי החשבון. בצעו שוב את המסמכים מראש או חשבו על מה בדיוק תענו. רשום את כל הטיעונים על גבי נייר, ספק להם מידע נוסף.
שלב 3
כאשר המבקר מגיע, שאל איזה סוג עזרה הוא זקוק. יתכן שתזדקק למכתבים - נייר, עט. או מחשב עם גישה לאינטרנט. דבר בנימוס ובטוב לב. גם אתה וגם הוא ממלא את תפקידם הרשמי, שם אין מקום לרגשות.
שלב 4
שאל את המבקר אם נדרשת נוכחותך. אולי הוא יכול לעשות זאת לבד. בעת היציאה, הקפד להשאיר את מספר הטלפון שלך ליצירת קשר - נייד ועבודה, כך שהמבקר תמיד יוכל ליצור איתך קשר.
שלב 5
אם למבקר יש שאלות, ענה עליהן בצורה ברורה, מבלי לסטות מהנושא. איש אינו זקוק לפרטים מיותרים. בנוסף, מידע נוסף עשוי לעורר בדיקה חדשה, שתימשך זמן רב.
שלב 6
כשאתה מדבר עם המבקר, שים לב לשאלות שהוא שואל. מה מעניין אותו יותר ומה מעלה ספקות. הכן מסמכים לביקור הבא שלך על סמך המידע שהתקבל.
שלב 7
אם אינך מצליח לענות על שאלת המבקר, פנה למפקח שלך. או לבקש זמן להכין מידע. בשום מקרה אתה לא צריך לומר "אני לא יודע" למבקר. זה יכול ליצור חוסר ודאות לגבי היכולת שלך.
שלב 8
בשיחה נסו לא להשתמש במונחים ספציפיים הקשורים למשל להפקה, שאולי לא מוכרים למבקר. או לפענח אותם מיד.
שלב 9
הישאר רגוע ועוזר, וענה על שאלות בצורה ברורה. אז תבנה דו-שיח בונה ותיצור בסיס ליחסים מיטיבים עם שני הצדדים לעתיד.
