הערת הסבר היא מסמך מידע לשימוש רשמי, אותו מכין פקיד ומופנה למפקח המיידי. ככלל, הערות ההסבר מכילות מידע עובדתי המסביר את מעשה העובד הנוגד את משמעת העבודה. לכן, עובד שלא מופיע לעבודה בגלל מחלה חייב לערוך פתק מקביל למנהל.
הוראות
שלב 1
בעת חיבור הערת הסבר, זכור כי הטקסט שלו יכול להיות שרירותי, אך העיצוב הכללי חייב לעמוד בתקן המקובל. בדוק עם מחלקת הנהלת החשבונות של החברה אם יש לארגון דרישות מיוחדות למסמכים כאלה. שאל אם תצטרך לרשום את ההערה.
שלב 2
על גיליון לבן בפורמט A4 (אם לחברה טופס סטנדרטי להערת הסבר, השתמש בו) הקלד או כתוב ביד בכותרת (כותרת) את המיקום ואת שמו המלא של המנהל אליו מופנית מכתב ההסבר, הזן את הנתונים שלך למטה באותו פורמט. באמצע הגיליון, כתוב את שם המסמך: הערת הסבר, ואז המשך למילוי החלק העיקרי.
שלב 3
ציין בחלק הראשון של ההערה את המרכיב העובדתי של המקרה, דהיינו היעדרותם במקום העבודה של מספר כזה ואחר (או מכזה וכזה לכזה וכזה). בחלק השני תארו את הסיבה להפרת משמעת העבודה: ללכת לרופא, להתקשר לאמבולנס בבית, לאשפוז וכו '. ציין את שם המחלה. על פי אמות מידה אתיות, אינך צריך להיכנס לפרטים, אך השם הכללי חייב להיות נוכח, למשל: זיהום ויראלי, מחלה כרונית במערכת העיכול, מחלה אוטואימונית, סרטן.
שלב 4
רשמו הערה בסוף הודעת המחלה כי מצורפות עדויות תיעודיות לדבריכם (חופשת מחלה). אם הסיבה להיעדרות ממקום העבודה הייתה מחלת הילד, צרף גם את חופשת המחלה שלו להערת ההסבר. במקרה שהמסמך הנדרש אינו בהישג יד, תאר את הסיבה להיעדרות חופשת מחלה וציין את המועד בו יוגש גיליון זה למחלקת הנהלת חשבונות. כלול מספר וחתימה בכתב יד בפתק, גם אם הטקסט עצמו הוקלד במחשב. הראה את ההערה למזכירה, שם יוקצה לה מספר רישום.
