פגישת תכנון בכל מפעל היא, למעשה, דיון במשימות הייצור הנוכחיות, דוח על העבודה שנעשתה לתקופה הנוכחית, דיון במצבי חירום. בפגישת התכנון צריכים להשתתף ראשי מחלקות בכירים וראש או סגן ראש הארגון.
הוראות
שלב 1
התחל את הפגישה בדיון על ביצוע המשימות בפגישה הקודמת. ראשי המחלקות בתורם חייבים לדווח על העבודה שנעשתה, על הקשיים הבלתי צפויים שנוצרו ועל יכולת השירות של הציוד הנדרש לביצוע המשימות שהוקצו.
שלב 2
השלב הבא של פגישת התכנון יהיה דיון במצבי חירום ואירועים חריגים במיזם. נושא זה נדון בכל מחלקה בנפרד, ומוצעות הצעות לשיטות לחיסול מצבים אלה.
שלב 3
נושא הבונוסים והתמריצים לעובדים נדון. סכום הכסף לבונוסים נקבע עבור כל יחידה מבנית על סמך תוצאות עבודת הדיווח שנעשתה לתקופת זמן מסוימת. כל ראש יחידה מבנית מחליט בעצמו כמה תגמול יקבל כל עובד.
שלב 4
לאחר מכן, ראש או סגן ראש הארגון מדבר. המשימות הנוכחיות נקבעות לתקופה הבאה, ניתנת הערכה של העבודה של כל יחידה מבנית וניתנות המלצות לשיפור איכות וכמות העבודה. ניתנים תוכחות ואזהרות על אי ביצוע עבודה ועל ביצועים באיכות ירודה.
שלב 5
כל מה שנאמר בישיבת התכנון מוכנס לפרוטוקול נפרד ומתואר על ידי כל ראש היחידה המבנית.
שלב 6
התוכניות והמשימות לתקופה הנוכחית מוזנות בשורה נפרדת בהערות המנהיגים ופרוטוקול הישיבה.
שלב 7
בתום פגישת התכנון, ראש המיזם מאחל לכולם עבודה מוצלחת וקובע את התאריך והשעה לפגישה הבאה.
שלב 8
יש ארגונים שלא קובעים תאריכים ושעות לתכנון פגישות. הם מוגדרים בקפידה באמנת החברה.
