חברות גדולות רבות שולחות מומחים העובדים עבורם בנסיעת עסקים לעיר אחרת או למדינה אחרת כדי לפתור בעיות מסוימות. ארגונים נדרשים להחזיר לעובדיהם הוצאות נסיעה מכספי המשרד. עובדים שהוצבו צריכים להגיש מסמכים במועד, שהם הוכחת עלויות וצירוף לדוח ההוצאות.
נחוץ
- - מסמכי עובד;
- - מסמכי הארגון;
- - מחשבון;
- - פעולה מקומית על גובה ההוצאות בטיול עסקים;
- - צורת דוח מקדים;
- - מסמכים המאשרים הוצאות במהלך נסיעת עסקים;
- - מסמכים שהושלמו לנסיעת עסקים.
הוראות
שלב 1
כאשר עובד יוצא לנסיעת עסקים, על המעסיק לערוך את כל המסמכים כראוי. מסמכים אלה צריכים לכלול הזמנה לנסיעת עסקים, הקצאת שירות, תעודת נסיעת עסקים.
שלב 2
עם חזרתו מנסיעת עבודה, העובד צריך למלא דוח נסיעת עסקים, אשר ממלא בטופס הקצאת השירות שהונפק על ידו עם עזיבתו. העובד בדו ח צריך לשקף את הגשמת מטרת הנסיעה, שלשמה הופנה על ידי החברה. על הדוח להכיל רשימת תיעוד שהועברה למומחה לצורך כריתת חוזים וחתימה על ידי שותפים (אם זו הייתה הסיבה ליציאה לנסיעת עסקים).
שלב 3
תוך שלושה ימים לאחר שחזר מהנסיעה, על המטייל למלא דוח מקדים בטופס AO-1. בה הוא צריך לחשב את הסכום הכולל של ההוצאות שהוצאו בטיול עסקים. אלה כוללים מדי יום, אשר סכומו נשלט על ידי הארגון על ידי מעשים מקומיים או הסכמים קיבוציים, נסיעות, לינה והוצאות אחרות המוסכמות עם המעסיק.
שלב 4
יש לתעד את כל ההוצאות, למעט מדי יום. יש לרשום את רשימת המסמכים בגיליון השני של הדוח המקדים (המציין את שמותיהם וסכומיהם).
שלב 5
ככלל, לפני שעובד יוצא לנסיעת עסקים, מונפקים לו כספים אחראיים במחלקת הנהלת חשבונות. אם העובד הוציא את אותו הסכום, שיקף אותו בדוח ואישר אותו במסמכים, הרי שחישוב מחדש אינו מתבצע. אם עובד היה צריך להאריך נסיעת עסקים או שהוא צריך להיות בעיר אחרת ביום חופש ולבצע פונקציית עבודה, הרי שחישוב מחדש מתבצע על ידי רואה חשבון, תוך התחשבות בכל הניואנסים. במקרה זה משלמים למומחה את ההפרש בין הסכום שהונפק לסכום שהוצא. כאשר העובד קיבל סכום גדול יותר ממה שהוציא במהלך הטיול עליו להחזיר את יתרת דלפק הקופות של הארגון.
שלב 6
יש לזכור כי סכום הדוח המקדים מאושר על ידי ראש הארגון. לאחר מכן מבצעים חישוב מחודש.
