תיאור תפקיד הוא מסמך חשוב המאפשר לכם לקבל הבנה מקיפה על האיכויות העסקיות והאישיות של עובד. זה עשוי להידרש לשימוש פנימי וחיצוני כאחד. במקרה השני הוא אף מקבל משמעות של מסמך משפטי.
מאפיינים פנימיים וחיצוניים ממקום העבודה
מאפיין כזה לשימוש פנימי עשוי להידרש במקרה שהנהלת הארגון צריכה ללמוד יותר על התכונות העסקיות והאישיות שיש לעובד מבטיח, שאותו הם רוצים, למשל, לגייס. עם זאת, אם ברצונם להיפטר מעובד בשל חוסר עקביותו עם התפקיד שממלא או הפרות חוזרות של הכללים הפנימיים, ככל הנראה, יתכן ויהיה צורך גם בתיאור כזה מהממונה עליו.
במקרים אלה ניתן לרשום את המאפיין על דף נייר פשוט ולא על נייר המכתבים של החברה. זהו מסמך של שימוש פנימי והמידע שנמסר בו אינו דורש הרשאה לפרסם מעובד המוגן על פי החוק להגנת נתונים אישיים.
העובד עצמו עשוי לדרוש מאפיין חיצוני. מסמך זה יכול להיות מבוקש על ידי הבנק, שם הוא רוצה לקבל הלוואה, או מקונסוליית מדינה זרה, שם הוא מבקש ויזה. הרשויות המינהליות או השיפוטיות יכולות לבקש מאפיין ממקום העבודה, והוא עשוי להידרש גם להגשה למשטרת התעבורה. לעיתים ניתן תיאור כזה, לבקשת קרובי משפחה, לעובד לשעבר שנמצא בכלא ובשבילו הם רוצים להוציא שחרור מוקדם. במקרים אלה, על המאפיין להיות מודפס על גבי נייר המכתבים של החברה וחתום על ידי מנהלו. נייר המכתבים של החברה, עליו מצויינים כל פרטיו, הופך את התיאור למסמך משפטי, שתוכנו נושא באחריות אישית על מי שחתם עליו. בטקסט המאפיינים החיצוניים יש לציין להגשה לאיזו רשות הונפקה.
מה צריך להכיל מאפיין ממקום העבודה
תוכן מסמך זה אמור, במידת האובייקטיביות המרבית, לשקף את הכישורים והניסיון המקצועיים, את האיכויות האישיות של האדם. זה בדרך כלל מציין את התקופה בה עבד במפעל נתון, כך שניתן יהיה לשפוט על ידו עד כמה הוא הצליח להוכיח את עצמו בתקופה זו.
בתיאור ממקום העבודה הם כותבים על האופן שבו האדם התמודד עם חובות העבודה שלו ובאיזו מצפון הוא ביצע אותן. חלק חשוב במסמך זה הוא הפיסקה, המשקפת את תכונותיו האישיות המסייעות לו או מפריעות לו לבצע את חובות עבודתו, וכן תיאור יחסיו עם עמיתים. בעת עריכת מאפיין חיצוני, יש לזכור כי מסמך זה עשוי להשפיע על ההחלטה שתקבל הרשות המבקשת.
