כאשר העובד הראשי יוצא לחופשה או נמצא בחופשת מחלה, לראש הארגון יש צורך לקבוע צו להקצות אחריות לעובד אחר. יש לנקוט בכללים מסוימים בעת ניסוח מסמך זה.
הוראות
שלב 1
לצורך עריכת הזמנה, על המנהל לקבל את הסכמת העובד בכתב. לשם כך, ערוך הסכם נוסף לחוזה העבודה, שיפרט את המונח, החובות והתנאים לביצוע זמני של תפקידים רשמיים לכל אורך הצו. אם חובות העבודה של העובד ותנאי חוזה העבודה אינם משתנים במהלך תקופת ההחלפה, לא ניתן לערוך הסכם נוסף.
שלב 2
לאחר חתימת ההסכם, הוצא צו הקצאה. בהזמנה ציין את המיקום, את תקופת הביצוע ואת סכום התשלום. ציין בסדר את העובדה שהעובד מכיר את תיאורי התפקיד. היכרות העובד עם החובות המוטלות עליו, מאשרים לכך את חתימת העובד במגזין מיוחד.
שלב 3
אם העובד יבצע את תפקידו של עובד נעדר מבלי להפריע לתפקידו העיקרי, אז ציין בסדר את סכום התשלום הנוסף. גובה התשלום הנוסף נקבע על בסיס תקנות פנימיות לתשלום בארגון זה.
שלב 4
הקצה מספר סידורי להזמנה, מלא אותו בספר רישום ההזמנות. לאחר הוצאת צו להקצאת חובות לעובד, שלח עותק של ההזמנה למחלקת הנהלת חשבונות לצורך חישוב נוסף של שכר העובד. במקרה של שילוב חובותיו של עובד נעדר מבלי להפריע לתפקידו העיקרי, מחושב התשלום עבור המשרה העיקרית וביצוע זמני של חובותיו של העובד הנעדר.
שלב 5
לאחר יצירת צו הקצאת חובות, הכרת האדם המוסמך לכך, הצו נחשב כמועבר לעובד לאחר שהוא מתוודע אליו ומכניס את חתימתו לכתב העת המתאים.
