על מנת להסדיר נכון את עזיבת העובדים לחופשה שנתית, נקבעת בחקיקה טפסים סטנדרטיים של מסמכים. אלה כוללים לוח זמנים לחופשות לעובדים, צו למתן חופשה לכל אחד מהעובדים, וכן תו שכר בטופס המקביל.
הוראות
שלב 1
בלוח הזמנים לחופשה (הוא נערך ואושר עד 17 בדצמבר של השנה הקודמת), יש צורך לכלול את הנוהל להשאיר כל עובד בארגון בחופשה לשנה הבאה. בעת גיבוש לוח הזמנים לרצף החופשות, חשוב לקחת בחשבון את הפרטים של עבודת הארגון, ואם אפשר, את רצונות העובדים. שימו לב גם לדעת האיגוד המקצועי, אם יש בארגון שלכם. עובד במחלקת כוח אדם או האחראי על ניהול רשומות כוח אדם אחראי על גיבוש לוח הזמנים לחופשה, והוא מאושר על ידי ראש שירות כוח האדם וראש הארגון.
שלב 2
הן המעסיק והן העובדים עצמם מחויבים לעמוד בלוח הזמנים המאושר. על מנת שהעובדים יוכלו לעמוד בלוח הזמנים, עליהם להכיר אותו, והכי טוב לעשות זאת נגד חתימה.
שלב 3
מיד לפני היציאה לחופשה, לא יאוחר משבועיים מראש, המעסיק מודיע לעובד על תאריך התחלת ומשך החופשה. לשם כך נערכת הודעה, או נערך צו חופשה (שבכל מקרה יהיה צורך לערוך). לפיכך, על ידי מילוי ההזמנה מראש, תמנע מהצורך בעריכת התראות לכל עובד היוצא לחופשה.
שלב 4
העברת החופשה המתוכננת מותרת בהסכמה הדדית בין העובד למינהל. ביוזמת העובד החופשה נדחית על בסיס בקשה שיש לאשר אותה על ידי המנהל.
שלב 5
ביוזמת הארגון החופשה נדחית על פי צו הראש, ובלבד שהעובד יקבל הודעה על הדחייה ואינו מתנגד לכך.
שלב 6
מצד העובד, בעת היציאה לחופשה, יש צורך לכתוב הצהרה המציינת את מספר ימי החופשה, או לציין בבירור את תאריכי ההתחלה והסיום של החופשה.
