תיק אישי הוא כל נפח המסמכים לעובד, המכילים את המידע האישי הדרוש אודות העובד ונתונים על ותקו. התיק האישי נשמר בנפרד לכל עובד, בתיקייה נפרדת. על מנת שהתיק האישי של העובד יאפשר לבצע שיטה נוחה של מידע אודות העובד, ישנם כללים מסוימים לגיבושו.
הוראות
שלב 1
זכרו שתיק אישי מתנהל בכפייה רק לעובדי מוסדות השירות הציבורי, כל שאר המעסיקים מחליטים אם לנהל עניינים אישיים לפי שיקול דעתם. יחד עם זאת, אם התקבלה ההחלטה על ניהול התיקים האישיים של העובדים, יש לערוך את התיעוד בהתאם לכללי העבודה המשרדית.
שלב 2
התיק האישי של העובד כולל כמות גדולה למדי של תיעוד, כולל פרופיל העובד, הביוגרפיה שלו, המלצותיו ומאפייניו, מסמכים בנושא השכלה וכו '. אחת התכונות החיוניות בתיק האישי של העובד היא מלאי פנימי של מסמכי התיק.
שלב 3
ערכו מלאי פנימי של מסמכים - זהו המסמך הראשון המושקע בתיק. מכיוון שהתיק האישי נוצר בסדר כרונולוגי, המלאי נערך באותו אופן. כך, בתחילה נכנסת למלאי כל רשימת המסמכים שנערכה והתקבלה מהעובד בעת ההעסקה. בעתיד, עם קבלת תיעוד חדש, הגש את המסמכים לתיק והזן אותם למלאי בסדר כרונולוגי.
שלב 4
כשאתה מנהל תיק אישי של עובד, הקצה מספר סידורי לכל מסמך שהוגש. תייג את הדפים עם מספור נפרד. בנוסף, תלוי בקטגוריית המסמך, הקצה לו אינדקס מיוחד.
שלב 5
בעת הזנת נתונים למלאי הפנימי של מסמכי התיקים האישיים, ציין מידע אודות המספר הסידורי והאינדקס של כל מסמך, השם המלא של המסמך ומספר הגיליונות במקרה בו מסמך זה תופס. מספר את הגיליונות בהם מתנהל המלאי בנפרד מהמערך הכללי של המקרה. אשר את המלאי הפנימי עם חתימתך ותמלילו המציין את המיקום. מילוי נכון של המלאי הפנימי מאפשר לכם לבצע שיטתיות בתיקים האישיים של העובדים ולהפוך את הגישה למידע אודות העובד לנוח ויעיל.
