ספר העבודה הוא המסמך היחיד שמתעד מידע אודות חוויית העבודה ופעילות העבודה של העובד. לכן, במקרה של אובדן או אובדן של ספר עבודה, יש לבצע מספר פעולות להחזרתו.
לאדם שאיבד ספר עבודה יש שתי אפשרויות להשיג ספר חדש. האפשרות הראשונה היא ליצור קשר עם המעסיק הקודם בבקשה להנפיק לו כפילות במקום האבוד. על פי סעיף 31 ל"כללים לשמירה ואחסון של ספרי עבודה, הכנת טפסים של ספרי עבודה ומסירתם למעסיקים ", שאושרו על פי צו ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 16.04.2003, המעסיק מחויב. להנפיק מסמך לעובד לשעבר תוך 15 יום מיום הגשת הבקשה. המעסיק מבצע רישומים בשכפול בסכום הכולל, מבלי לציין היכן, עם איזה מעסיק, באיזה פרק זמן ובאיזה משרה עבד בעל ספר העבודה. אם המעסיק לשעבר נמצא במרחק רחוק מהעובד, יהיה קל יותר לבקש ספר עבודה כפול בעת הגשת בקשה למקום עבודה חדש. במקרה זה, בעת עריכת מסמך במחלקת כוח האדם, יהיה צורך להגיש אישורים ממשרות עבר, המאשרות את משך השירות. ההוכחות יהיו גם חוזי עבודה, תמציות מהוראות מינוי לעבודה, חשבונות אישיים, פנקסי צ'קים, שכר עבודה ותעודות עבודה אחרות. מידע על ניסיון בעבודה בארגון שחוסל מתבקש בארכיונים. אם אי אפשר להשיג מסמכים המאשרים ניסיון בעבודה, לאדם הזכות להגיש בקשה למידע הדרוש למחלקת קרן הפנסיה של הפדרציה הרוסית., כאשר המידע על חשבונאות פרטנית (מאוישת) מכיל נתונים היכן, מתי וכמה זמן עבד האזרח. בעת איסוף הראיות שהעובד הועסק במפעל מסוים, נלקחת בחשבון גם עדותם של עמיתים בעבודה או מפקחים ישירים.. הדבר משפיע במיוחד על ההחלטה החיובית של השופט בעת אישור משך כהונתו בבית המשפט.
