בכל ארגון, אפילו קטן, מונפקות ומאחסנות הזמנות והזמנות רבות ושונות. אם כולם רשומים ומוגשים לדבר אחד, אז במוקדם או במאוחר זה יוביל לבלבול. וסביר להניח שנציגי גופי הפיקוח לא יאשרו רישום כזה.
הוראות
שלב 1
כדי לחלק נכון את ההזמנות שהונפקו בארגון, עליך להיות מונחה על ידי המסמכים הבאים:
- אושרה על ידי Rosarkhiv "רשימת מסמכי הניהול האופייניים שנוצרו בפעילות הארגון, המציינת את זמן האחסון";
- הוראות לעבודה משרדית (שפותחה על ידי הגוף המנהל).
בהתבסס על מסמכים אלה, יש לפתח מפרט מקרים בכל מפעל. על בסיס זה מחולקים הזמנות, הוראות ומסמכים אחרים.
בהתאם לגודל המיזם ומבנהו, ניתן לחלק את המינוח המפותח של המקרים למחלקות עם ציון קוד האות, או שהוא יכול להיות כללי.
בכל מקרה, כל ההזמנות במיזם מחולקות בתנאי להזמנות לפעילויות עיקריות וכלכליות והזמנות כוח אדם.
שלב 2
ההזמנות לפעילויות העיקריות והכלכליות, ככלל, נשמרות על ידי המזכירה (אלא אם כן צוין אחרת בצו נפרד). הוא גם אחראי על רישום, אחסון וארכיון של הזמנות אלה.
המסמכים נבדלים מבחינת זמן האחסון. להזמנות לפעילות העיקרית של המיזם (למבנה הארגוני, לאישור שולחן האיוש, לביצוע שינויים בו וכו ') יש קווי אחסון - כל הזמן. בסוף השנה הקלנדרית הם מועברים לארכיון המיזם.
הזמנות בנושאים כלכליים ותפעוליים נשמרות למשך 5 שנים. הם ממוספרים ברציפות ללא מכתב. אם היקף ההזמנות שהונפקו בארגון גדול, במהלך השנה הם מחולקים לכמויות. לאחר תום תקופת האחסון, הם נהרסים עם רישום המעשה המתאים.
שלב 3
הזמנות לכוח אדם נערכות ומאוחסנות במחלקת ניהול כוח האדם של הארגון. הם שונים גם בחיי המדף.
מקרה נפרד הוא צווי קבלה, פיטורים והעברה עם תקופת אחסון של 75 שנה. מוגשות כאן גם צווי לשינוי שם המשפחה, נסיעת העסקים ארוכת הטווח, העברת עובדים ארוכת טווח וכו '. מסמכים אלה רשומים בכתב העת, הם כוללים מספור ורשום כיתוב (לרוב "ls", "k"). בסוף השנה תפרים הזמנות כאלה לתיקייה אחת יחד עם יומן הרישום ומועברים לארכיון.
שלב 4
הזמנות לחופשות (רגילות, ללא תשלום וכדומה), נסיעות עסקיות קצרות טווח והעברות נערכות בתיק נפרד, הן נשמרות למשך 5 שנים. למספר ההזמנות מתווסף אות (למשל, "o" או קוד מחלקה).
להזמנות לאיסוף אותה תקופת אחסון. עם זאת, מומלץ לאחסן אותם בנפרד, כמו הם מלווים בחומרי ניתוח (הערות הסבר, פרוטוקולים, הודעות והחלטות של ועד האיגודים המקצועיים וכו ').
עם תום תקופת האחסון, הזמנות אלה נהרסות.
שלב 5
מומלץ גם לשמור על הזמנות המבצע בנפרד (תקופת אחסון - 75 שנים). במקרה נפרד, מוגשות צווי לקידום מפעל עצמם וממונה עליהם. התיק מוגש בארכיון כשהוא מתגבש.
