הכנת דוחות ציבוריים שאינם פיננסיים היא מגמה חדשה יחסית בעסקים רוסיים בעלי אוריינטציה חברתית. לדו ח הציבורי של החברה אין הרבה קשר למערכת הדיווח הפנימית והוא שונה מהותית מהניתוח החשבונאי, ולכן לתהליך הכנת המסמך יש מאפיינים חיוניים משלו.
שקיפות מידע עסקי
דיווחים ציבוריים הגיעו לעסקים מקומיים מהמערב, שם במשך עשרות שנים הם שימשו כמנגנון ליצירת שקיפות מידע בפעילות הארגונים. בארצות הברית ובאירופה, ככלל, כל החברות הגדולות מפרסמות מדי שנה דוחות פיתוח בר-קיימא, בהן הן מספקות מידע על המרכיב החברתי בעבודתן ואמצעים להגנה על הסביבה.
לרוב, דיווחים כאלה נערכים על ידי ארגונים שאינם כרייה, תעשייה וייצור מפלח שוק גדול. במסמכים הם, לצד כמויות הייצור השנתיות, מציינים אילו יתרונות הם הביאו לחברה. לפיכך, דוחות ציבוריים מורכבים בעיקר מתוצאות פעילויות הצדקה של הארגון, עמידה בחקיקה סביבתית, השתתפות בפיתוח החברה האזרחית ותמיכה ביוזמות חברתיות.
המגמה של השנים האחרונות מעידה על עלייה בהתעניינות מצד עסקים בינוניים ואף קטנים בהכנת דוחות ציבוריים, מה שמעיד על התועלת של מנגנון זה להשגת יעדים ארגוניים. משתתפים קטנים בשוק פיתחו הבנה שמידע על חסות למועדוני ספורט וחסות על בית ספר לאמנות, אפילו בעלויות כספיות נמוכות, בהחלט חייב להיות ציבורי.
המוענים העיקריים לדוחות הציבוריים הם:
- מגוון רחב של ציבור - צרכני שירותים וסחורות, אוכלוסיית האזור בו פועלת החברה;
- שותפים עסקיים - מייסדי חברות, חברי דירקטוריון, נציגי שירות לקוחות, קבלנים ואפילו ארגונים מתחרים;
- תקשורת המונים;
- עובדי החברה.
דוח ציבורי הוא מסמך המותאם למגוון רחב של בעלי עניין, המשפיע על סגנון הכתיבה, העיצוב הגרפי ובחירת המידע להגשה.
בחירת מידע
איסוף המידע לדיווח ציבורי נמשך. האפשרות הטובה ביותר היא להקצות יחידת צוות נפרדת לביצוע עבודות אלה. חובותיו של עובד, במקרה זה, צריכות לכלול איסוף שיטתי של מידע מכל האגפים המבניים של העסק על פי קריטריונים מאומתים.
חסימות מידע כאלה צריכות לכלול את כל המידע על יישום פרויקטים חברתיים, כלומר: פגישות עם פקידי ממשל, צרכנים, עבודה בערעורי אזרחים, אירועי צדקה וכו '.
כפי שמצוין לעיתים קרובות בחומרים המתודולוגיים להכנת דוחות, תהליך איסוף המידע עצמו דוחף את החברות לצורך להגדיל את תמיכת הצדקה, ליצור פרויקטים חברתיים חדשים, להכריז על מענקים וכו '.
ארגונים גדולים, ככלל, אינם ממציאים "מתכונים" משלהם להכנת דוחות ציבוריים, אלא משתמשים ב- GOST ISO 26000 "הנחיות לאחריות חברתית", המקבצת את כל היעדים הבסיסיים של יצירת מסמכים ציבוריים.
הגשת מידע
קריטריון חשוב לדו ח ציבורי איכותי הוא זמינות התפיסה למגוון רחב של אנשים. מסמכים כאלה צריכים להיות מובנים כמעט לכל מתעניין, לשמש כמקור מידע מהימן ואינם דורשים בקשות נוספות לחברה לבירורים.
לעתים קרובות, בדוחות ציבוריים יש מספר רב של גרפים, תרשימים וטבלאות, דבר שמפשט את הצגת המידע. תמונות הן גם חלק חשוב מדוח ציבורי איכותי.
התרגול מראה כי פריסת הדו ח הציבורי צריכה להימשך לכדי חוברת ולא מצגת תיעודית. לרוב, לדוח ציבורי יש פורמט אופקי.
מבנה המסמך כולל שער, תוכן, הקדמה, אשר ניתן להחליפו בנאום קבלת פנים של ראש הארגון, החלק העיקרי, מסקנה ומילון טרמינולוגי. האינדקס האלפביתי גם יקל על הניווט במסמך, אך לצורך האורך ניתן להשמיט אותו.
הפצת הדו"ח הציבורי
הדו ח הציבורי המודפס נועד להישלח לכתובות מפתח - מייסדים, כמו גם שותפים עסקיים. בצורה אלקטרונית, הדיווח הציבורי מתפרסם באתר הרשמי ונשלח לנציגי התקשורת.
כדי להודיע לעובדי הארגון, גרסה אלקטרונית של הדוח הציבורי נשלחת לאגפי הארגון.
