בארגונים גדולים, רוב המבקרים בדרך כלל מקבלים את המידע הדרוש להם מהמזכירות. איזה רושם של תקשורת ישאיר עוזר המנהל? האם הלקוח ירצה להתקשר שוב? האם המתעניין יקבל תשובות מקיפות לשאלותיו? כדי להיות בטוחים בתכונות החיוביות של המזכירה, עליכם להתכונן באחריות לפגישה הראשונה ולארגן ולנהל ראיון בצורה מיומנת.
הוראות
שלב 1
המזכירה היא הפנים של החברה. ראשית כל, הערך את מראה המבקש. הרי לא בכדי הם אומרים שמקבלים את פניהם בבגדיהם, אלא הם מלווים במוחם. עד כמה מזכירה נאה ומסבירת פנים נראית יכולה להגיע דרך ארוכה לקראת קבלת החוזה הדרוש לך או משא ומתן על משא ומתן הקרוב. אם יש לך "תמונה" משלך, נסה להקשיב לאינטואיציה שלך. אם אתה מאשר בתפקיד אדם שגורם לך סתירות פנימיות, כנראה שיהיה קשה לעבוד איתו, כי המזכירה היא לא רק הפנים של החברה, אלא גם יד ימין של המנהל. עם זאת, אל תאשר מיד מישהו שירצה אותך במראה בהיר ויפה. תמונה יפה יכולה להיות משעממת במהרה והעיתונים יישארו ללא הרכבה.
שלב 2
במהלך השיחה, הקשיב היטב: המזכירה תתקשר עם לקוחות, תנהל שיחות טלפון ותלחבר מכתבים. נאומו צריך להיות כשיר, הסיומות עקביות והטון מיטיב. שימו לב במיוחד לנוכחותן של מילים טפיליות כביכול בדיבור. אם המונולוג של המבקש שופע מיותר "אז זה אומר", "כביכול", "אה," "טוב", סביר להניח שלא תשיג את היעדר הביטויים הללו במסגרת עסקית. השימוש בז'רגון ובסלנג נחשב כבלתי מקובל, אלא אם כן אתה עצמך מאפשר לשיחה לעבור קורס לא רשמי.
שלב 3
בקש מהמזכירה להקליד את התכתיב. אז אתה בודק שלוש תכונות חשובות בבת אחת: מהירות הדפסה, אוריינות כתיבה ומיומנויות מחשב אישיות. בצע במכוון טעויות סגנוניות והתבונן בתגובת המבקש. אם הוא ממליץ בנימוס על הדרך המתאימה ביותר לבניית ביטוי, סמן לעצמך זאת ב"פלוס ".
שלב 4
למד את קורות החיים של המזכירה בזהירות. שימו לב למשרות קודמות, שאלו את המועמד לגבי הסיבות לעזיבה. אדם מנומס ומהיר, לעולם לא ידבר ללא משוא פנים על מנהיג לשעבר, "ישליך בוץ" על הצוות או ידבר על טעויותיו שלו. התשובה המקובלת ביותר שאתה יכול לשמוע היא חוסר התאמה בציפיות השכר. הדגישו את מילות המפתח בטקסט קורות החיים ובסיפורו של בן שיחו: דייקנות, סדר, עמידות בלחץ, חברותיות, נימוס. זכור כי המזכירה היא לעתים קרובות החוליה המקשרת בין המחלקות השונות בארגון; הן מצב הרוח של המנהל והן הנוחות, האווירה הידידותית והסדר במשרד כולו יכולים להיות תלויים בתכונותיו המקצועיות והאישיות.
