מזכירה היא עובדת במשרד שתפקידיה כוללים קבלת שיחות טלפון, לדעת לעבוד עם מחשב, לתקשר עם אנשים, לנהל רשומות עסקיות ועוד ועוד. יש הרבה מיתוסים על מקצוע המזכירות - אבל מה זה בעצם מזכיר טוב?
כישורים בסיסיים, יכולות בסיסיות
כדי לעבוד כמזכירה, אין צורך בתעודה של מוסד להשכלה גבוהה - קורסים מיוחדים מספיקים מספיק, שם המזכיר העתידי לומד תקשורת וכללי נימוס, קריאה מהירה, עבודה במשרד, פסיכולוגיה מעשית, קיצור והקלדה. בנוסף, הקורסים מלמדים את יסודות העבודה ב- 1C, וגם מלמדים כיצד להשתמש ב- Mini-ATS ובציוד משרדי. ללא כל הכישורים הללו, מזכירה לא יכולה להיחשב כעובדת טובה.
חשוב מאוד שמזכירה טובה תהיה תפיסה עדינה של פסיכולוגיה של אנשים אחרים ותהיה עמידה בפני מתחים שונים.
מכיוון שהמזכיר הוא איש העסקים של המשרד, עליו להיות בעל מראה נעים, חוש סגנון וטעם טוב. ללא יכולת להתלבש יפה, להתנהג בחברה ולדבר במיומנות, המזכירה לא תוכל ליצור רושם טוב בקרב לקוחות החברה בה הוא עובד - ולכן תדמית החברה לא תהיה תואמת. למעשה, המשימה העיקרית של מזכיר טוב היא לארגן את עבודת הבוס שלו ואת המשרד כולו ביעילות וביעילות.
תכונות המקצוע
רבים מאמינים שתפקיד המזכירה הוא להכין קפה, להגיש מסמכים לחתימות ולענות לשיחות. זוהי אשליה - חובותיו של מקצוע זה כוללות פיקוח על עבודת הקבלה, ניהול התכתבויות עסקיות, השתתפות באירועים משרדים שונים וחסרי סניפים ותקשורת עם לקוחות עצבניים. בנוסף, מזכירה טובה משמשת לעתים קרובות כמנהלת משרד ואפילו כפסיכולוגית שתצליח לקרר את המצב בצוות.
לעתים קרובות, מזכירי ההנהלה מכונים "קרדינלים אפורים" מכיוון שהם מסוגלים להשפיע באופן בלתי נראה על עבודת החברה ועל החלטות הבוס.
לרוב, נשים הופכות למזכירות, מכיוון שהן רגשיות וגמישות יותר מבחינה רגשית. בנוסף, הם רגישים יותר - לכידת מצב הרוח של הבוס והצוות עוזר מאוד בעבודתם. אם המזכירה מספיק חכמה ומקצועית, המנהל יכול לפנות אליו לייעוץ ולהקשיב לו. המזכיר הוא זה שיכול להקל על עבודתו של הבוס על ידי ארגון טוב של מקום עבודתו ומסירת המידע הדרוש לו בזמן. יחד עם זאת, למזכירות אין צמיחה בקריירה, מכיוון שעוזר בכיר טוב שווה את משקלו בזהב. עם זאת, כתוצאה מכך רוכש המזכיר ניסיון וידע שלא יסולא בפז בתהליכים עסקיים, אשר בעתיד יוכלו לעזור לו להתחיל קריירה במקצוע אחר.
