בארגונים מסוימים ישנם מקרים בהם רואה החשבון הראשי עוזב מכל סיבה שהיא. ואז המנהל שוכר חדש. באופן טבעי, לפני תחילת העבודה, עובד חדש חייב לקבל את המסמכים. סדר הליך זה אינו קבוע בשום מקום, אך עם זאת, יש לנקוט בזהירות. כיצד תוכלו לקבל את התיעוד מבלי לפגוע בעצמכם?
הוראות
שלב 1
ראשית עליך לקבל מידע על מי יעביר את המסמכים. ישנם מקרים בהם רואה החשבון הראשי כבר אינו במקום העבודה, אז יהיה צורך לקחת הכל מהראש או מסגן החשב הראשי. בהיעדר עובד שעובד בעבר, עומדת לך הזכות לא לחתום על תעודת הקבלה. הוא מורכב בכל צורה שהיא.
שלב 2
לאחר מכן על ראש המיזם להוציא צו למינוי רואה חשבון ראשי חדש. יש לציין בצו גם מהזמן בו תיקחו את תפקידו של רואה החשבון הראשי, למשל, תהיה לכם הזכות לחתום וכו '.
שלב 3
עליכם להכיר גם את הנתונים במחשב, להשוות חלקם עם מובילי נייר, למשל, עם ספר מכירות. לאחר מכן, הבהר אילו נתונים עליך להזין.
שלב 4
לפעמים קורה שיש נתונים כלשהם בבסיס המחשבים, אך שונים לחלוטין על הנייר. האיזון מורכב לחלוטין מה"תקרה ". במקרה זה יש לדון עם המנהל על כל אלה מכיוון ששיקום הבסיס הוא תהליך גוזל זמן רב ויקר. האם הבוס שלך יסכים לשלם לך בונוס על כך? בכל מקרה יש צורך להזהיר מפני בעיות אפשריות מול רשויות המס, אחרת כל ה"ביגוויגים "יכולים לעוף עליכם.
שלב 5
פיתרון מצוין יהיה אם לפני שהרואה חשבון הראשי יפסיק תעבור ביקורת, אך ככלל, המנהלים לא ממהרים לבצע אותה.
שלב 6
המסמך המשמש להעברת תיקים הוא פעולת הקבלה וההעברה. הוא מתעד את כל שמות המסמכים, מספר התיקיות, הרישומים, המגזינים, מצב מסד הנתונים במחשב ואחרים.
שלב 7
אם הקמפיין גדול ויש בו צוות שלם של רואי חשבון, לא מתאים להעביר לחלוטין את כל המסמכים, למשל, אם יש רואה חשבון שעוסק רק בשכר, אז לא כדאי להעביר תיעוד תשלום.
שלב 8
תפקידיו של רואה החשבון הראשי הם לנהל רישומי ניהול, מס וחשבונאות, להגיש דוחות. מכאן עולה כי יש צורך להעביר רק את המסמכים שבאחריות רואה החשבון הראשי. כמובן שתוכלו להכיר מסמכים אחרים, כביכול, למען השקט הנפשי שלכם.
שלב 9
עליכם להיות בטוחים להכיר את תחזוקת הבסיס הכספי, כלומר לבדוק את הנתונים, לוודא שהם זמינים ולראות את מצב פנקס השיקים, החשבון השוטף. בנוסף לרואי חשבון, על הקופא לחתום על פעולת קבלת והעברת מסמכים על עסקאות כספיות.
שלב 10
יש לקבל את כל המסמכים בחמש השנים האחרונות. במקרה שהארגון לא ביצע בדיקה במקום במשך 3 שנים, עליכם לבדוק בזהירות רבה את המסמכים לתקופה זו. אם נמצאו שגיאות, תקן אותן, במידת הצורך, הגש הצהרות מעודכנות. אבל עשו את כל זה על ידי הודעה לראש הארגון על המצב.
