בלוח זמנים של עבודה עמוסה, זה יכול להיות קשה לגזור זמן לא רק לארוחת צהריים, אלא גם להפוגה של חמש דקות. עבודה במצב חירום לא רק מובילה לעייפות פיזית. מצטברת אי נוחות פסיכולוגית, העלולה לגרום לדיכאון. לכן יש צורך לארגן את יום העבודה בצורה מיומנת על מנת להצליח לבצע חובות ללא מאמצי יתר.
מטריקס ניהול זמן - כיצד לבנות אותו
האמצעי הפופולרי ביותר לייעול זמן העבודה הוא מטריקס אייזנהאואר. זה הדבר הראשון שמלמדים להשלים אימונים לניהול זמן. בטבלה ארבע תאים פשוטה נכתבות המשימות, מחולקות לפי עדיפות. בריבוע השמאלי העליון - דחוף וחשוב. זה כולל פתרון של רגעי עבודה משברים חריפים, משימות דחופות, פרויקטים שתאריכי היעד שלהם מתקרבים. בפינה הימנית העליונה - עניינים חשובים, אך לא כל כך דחופים. זה תכנון פרויקטים חדשים, הערכת האפקטיביות של פרויקטים שהושלמו, משימות יומיומיות שוטפות, זיהוי תחומי פעילות חדשים. התא השמאלי התחתון - משימות פחות חשובות, אך דחופות. זה כולל שיחות טלפון, כמה פגישות, התחשבות בחומרים דחופים, פעילויות חברתיות. והתא האחרון, התחתון מימין - עניינים לא חשובים ולא דחופים. זו עבודה שגרתית, כמה שיחות, בידור.
יום העבודה היעיל ביותר נחשב לזה בו הריבוע הימני העליון מתמלא בצורה מקסימאלית - בעניינים חשובים, אך לא דחופים. המשמעות היא שיש זמן להשלים את כל המשימות שהוקצו, הכל מתנהל על פי התוכנית, לא צפוי שום מצב חירום. אם הריבוע השמאלי העליון מלא, המשמעות היא שמשימות רבות נדחו "להמשך", ועכשיו עליכם לנקות את הערימה המצטברת של עניינים דחופים וחשובים מאוד. יחד עם זאת, מצטברים דברים שחשובים, אך לא דחופים, שגם אותם צריך לעשות, אך אין זמן לכך. ולאחר סיום החירום, הבא נוצר בשל העובדה כי המקרים הלא דחופים לשעבר התקרבו זה מכבר למועדים לביצועם.
כדי למנוע התפתחות כזו של אירועים, יש צורך להרכיב את מטריצת אייזנהאואר על בסיס קבוע, ולא רק ביום עבודה. המנהלים היעילים ביותר עושים זאת מספר פעמים. בסוף החודש - הבא, חלוקת המשימות העיקריות לתאים. בסוף השבוע - הבא, פיזור העבודה הנוכחית בכיכרות וביצוע התאמות. ולפני סוף יום העבודה - הבא, עריכת תוכנית עניינים ראשוניים. חלוקת אחריות כזו תארך חמש עד עשר דקות ותאפשר לך לא להתלבט במוח אילו דברים לעשות קודם ואילו - בהמשך.
מחנק מתמיד - מה לעשות?
אם הדברים נערמים ומצטברים, ושמונה שעות של העובד לא מספיקות כדי לבצע את כל התפקידים, כדאי לשקול להאציל סמכות. אולי נקבעו יותר מדי משימות שלא ניתן להתמודד על ידי עובד אחד. כדאי להבהיר מצב זה להנהלה. לשם כך עליכם להכין רשימת מטלות עם תתי-פריטים - מה עליכם לעשות על מנת להשלים את המשימה. יתרה מכך, קבעו את זמן הבילוי. זה יראה בבירור לבוס שזה לא מציאותי להתמודד עם כל נפח העבודה לאדם אחד. במקרה זה ניתן להסיר חלק מהמשימות מהמנהל ולהעבירם לעובד אחר.
