במוקדם או במאוחר, כל עובד עומד בפני השאלה: כיצד לערוך דוח נכון על עבודתו. כל דוח מהווה כלי חשוב לעובד ולמנהל, בעזרת תקשורת מסוג פורמלי זה, המנהל מקבל את המידע הדרוש לו, אותו הוא זקוק בכדי לנתח ולהעריך את פעילויות העובד.
הוראות
שלב 1
ראשית, יש לקבוע איזה סוג דוח צריך להיערך: חד פעמי או עבודה. בדרך כלל נערכים דוחות חד פעמיים על בסיס תוצאות פעילויות ספציפיות, ועובדים מאפשרים לך לנתח מעת לעת את העבודה שמבצע העובד (נפח ותוצאה).
דיווחים תקופתיים יכולים להיות: יומי (ניתן להשתמש בהם לניטור פרויקטים חשובים לטווח קצר או בתקופת ניסיון של עובד), שבועי (הנפוץ ביותר), חודשי, רבעוני ומוכן (דו ח מסוג זה מכיל כמות גדולה של מידע אנליטי ומועבר בדרך כלל להנהלה הבכירה).
שלב 2
אז איך כותבים דוח עבודה בצורה נכונה?
ראשית, עליך להחליט על מועד הדו ח ולתכנן בלוח הזמנים שלך את זמן הכנתו. זה יכול להיות זמן מועט מדי יום, או זמן ספציפי המוקצב להרכבת הדוח כולו בבת אחת, הדבר החשוב ביותר הוא לא לעכב עד המועד האחרון.
שלב 3
קודם כל, החלט על היעדים הסופיים של העבודה שלך. תוכן הדוח צריך להיות אינפורמטיבי, ברור ורצוי לתמצית. אל תשכח מ"כלל שבע ", האומר שהתודעה שלנו מסוגלת להטמיע ביעילות 7 אלמנטים בו זמנית (+/- 2). בהתאם לכך, רצוי להדגיש בדיוק את מספר הנקודות או החלקים בדו"ח.
שלב 4
חשוב להיות מסוגלים להתמקד בתוצאות הפעילויות שלך, לתאר אילו משימות הושלמו, ולא רק לרשום את הפעולות שבוצעו לתקופה מסוימת.
שלב 5
לקבלת בהירות רבה יותר, ספק את תשובתך עם טבלאות, תמונות, דיאגרמות.
שלב 6
המצב פשט אם החברה שלך כבר פיתחה טפסי דוחות (טפסים, טבלאות שיש למלא על ידי הערותיך)
שלב 7
לא רק מה שכתבת בדוח חשוב, אלא גם האופן שבו שלחת אותו. כאן כדאי לזכור את כלל הזהב: דיווחים יומיים נשלחים בסוף יום העבודה, ולא למחרת בבוקר. שבועי - שישי בערב, לא יום שני בבוקר.
שלב 8
טיפ נוסף: לפני שתשלחו את הדוח, קראו אותו שוב, נסו לעשות זאת דרך עיני הנהלתכם. אילו שאלות יש לך? אולי יש צורך להוסיף משהו או להיפך, לפשט את המידע ככל האפשר.
