יש לשמור את כל מסמכי הארגון בארכיון. לדוגמא, קוד המס קובע כי יש להגן על מסמכים ראשוניים, ניירות המאשרים את תשלום המסים ואחרים למשך ארבע שנים. אבל יש גם מסמכים כאלה שניתן להשמיד אותם לאחר שנה, למשל, לוחות זמנים לחופשה. יש לבצע סילוק לאחר הוצאת המעשה.
הוראות
שלב 1
ראשית, יש לציין כי ניתן להכניס את המסמכים ש"שמשו את מטרתם "רק אם התקופה פגה לפני ה -1 בינואר השנה בה נכתב נייר כזה, כלומר, יש לכלול מסמכים של שנת 2010 ב המעשה רק בשנת 2016.
שלב 2
לפני עריכת מעשה והשמדת התיעוד, ערכו מלאי שיש לאשרו על ידי ראש הארגון וערכו פרוטוקול.
שלב 3
רצוי לערוך מעשה בצורת טבלה. בפינה השמאלית העליונה, ציין את פרטי הארגון. ואז כתוב "אני מאשר" באותיות גדולות למטה, בשורה רגילה, ציין את התפקיד למטה (מנהל, מנכ"ל וכו '), ואז את שם המשפחה וראשי התיבות. ציין את תאריך עריכת המעשה אפילו להלן.
שלב 4
לאחר מכן, ציין את המטרה, למשל, להדגיש מסמכים שפג תוקפם להשמדה. לאחר מכן, רשום את הסיבות, למשל, "בהתבסס על רשימת המסמכים הארגוניים האופייניים …"
שלב 5
להלן החלק הטבלאי, המורכב משמונה עמודות. הראשון הוא המספר הסידורי. השני הוא שם המסמך, למשל, לוחות זמנים לחופשות או התכתבויות לגבי עבודה עם כוח אדם. השלישי הוא תאריכי הסיום, כלומר אותם תאריכים שמצוינים במסמך אחרונים, למשל, לוח הזמנים לחופשה מסתיים בשנת 2010, אז אתה צריך לכתוב "2010". אינך צריך לציין את החודש כאן.
שלב 6
הבא מגיע העמודה עם מספרי המלאי, אם הם לא שם, אתה יכול להניח מקפים. לאחר מכן הניחו את אינדקס המקרה על פי המינוח, למשל, גרף 05-20, כאשר 05 הוא אינדקס המחלקה, ושתי הספרות השנייה הן המספר הסידורי של המקרה.
שלב 7
לאחר מכן, ציין את מספר יחידות האחסון, למשל, הגרף יכול להיות בעותק יחיד, אך ההתכתבות עם מסגרות היא ברבים. לאחר מכן מלא את התיבה עם תקופות האחסון על פי ספר העיון. בסוף, אם יש צורך, מלא את העמודה "הערה".
שלב 8
לאחר החלק הטבלאי, כתוב כי המלאי זמין ומאושר על ידי פרוטוקול הראש המציין את מספר ותאריך עריכתו.
שלב 9
לאחר מכן, סיכמו את הסכום המתבטא במספר פריטי המסמכים המוכנים להשמדה, למשל, בתקופה 2006-2010, 234 פריטים הושמדו.
שלב 10
ואז המנהל בודק שוב את כל הנתונים וחותם על המסמך.
